Datenschutz

Einleitung

Im Folgenden werden IFS Immobilien Facility Services GmbH kurz „IFS“ genannt.

ifs nimmt das Thema Datenschutz sehr ernst und behandelt personenbezogene Daten von Nutzern vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Die personenbezogenen Daten werden sorgfältig behandelt und gemäß den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen erhoben, verarbeitet und verwendet. Das Ziel der Erfassung von personenbezogenen Daten ist die laufende Optimierung von unseren Webseiten, der angebotenen Kommunikationsmöglichkeiten, der Online-Angebote sowie die Gestaltung unserer Produkte und Dienstleistungen.

Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.

Genderhinweis

Wir bitten Sie im Sinne einer verbesserten Lesbarkeit um Verständnis, dass auf geschlechterspezifische Formulierungen größtenteils verzichtet wird. Selbstverständlich sind beide Geschlechter gleichermaßen angesprochen!

Geltungsbereich

Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch ifs bei dem Besuch von unseren Webseiten und bei der Nutzung von angebotenen Kommunikationsmöglichkeiten und Online-Angeboten. Mit der Nutzung dieser Webseite und den von ifs zur Verfügung gestellten Informationen und Services stimmen Sie der vorliegenden Datenschutzerklärung zu.

Der Hauptgeltungsbereich der vorliegenden Datenschutzerklärung betrifft somit die Nutzung von allgemeinen ifs-Webseiten und die direkte oder indirekte Kommunikation mit ifs. Einzelne ifs Portfolio-Elemente bedürfen aufgrund deren technischer und fachlicher Ausprägung gesonderter Regelungen und Vertragsvereinbarungen im Hinblick auf den Datenschutz. Dabei handelt es sich in der Regel um von ifs angebotene Suiten und technische Services bzw. Dienste, deren Nutzung einen gesonderten Vertragsabschluss mit gesonderten Datenschutzvereinbarungen bedarf. Ebenso können im Rahmen von individuellen Implementierungen und kundenspezifischen Projekten spezifische Regelungen im Hinblick auf den Datenschutz getroffen werden.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt nicht für Webseiten, Online-Dienste und/oder anderweitige Produkte und Online-Angebote Dritter. Die von ifs betriebenen Webseiten und andere Online-Angebote könnte Links zu externen Webseiten von Dritten enthalten, die wir weder beeinflussen noch steuern. Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte externer Links bzw. für die Einhaltung von den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen auf den verlinkten Webseiten.

ifs behält sich das Recht zur jederzeitigen Anpassung der vorliegenden Datenschutzerklärung vor. Grundsätzlich muss seitens der Nutzer davon ausgegangen werden, dass die Webseiten, die Produkte und Dienstleistungen von ifs laufenden technischen und fachlichen Weiterentwicklungen unterworfen sind, die ebenfalls eine Anpassung der vorliegenden Datenschutzerklärung bewirken. Aus diesen Grund empfehlen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen die Durchsicht der relevanten Datenschutzerklärungen in den jeweils gültigen Fassungen.

Definitionen der verwendeten Begriffe (z.B. “personenbezogene Daten” oder “Verarbeitung”) finden Sie in Art. 4 DSGVO. Die Datenschutzgrundverordnung finden Sie im Web bei verschiedenen öffentlich zugänglichen Informationsquellen und stattlichen Behörden.

Kontakt via E-Mail und Kontaktformular

Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen sechs Monate bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Ermittlung und Speicherung personenbezogener Daten

Bei jedem Zugriff auf unseren Webauftritt übermittelt Ihr Browser aus technischen Gründen automatisch die unten aufgelisteten Daten an unsere Webserver. Die Speicherung dient ausschließlich statistischen wie technischen Zwecken, um zum Beispiel die Häufigkeit von Seitenbesuchen auswerten oder aber Störungen im Serverbetrieb feststellen zu können.

Folgende Daten werden protokolliert und ausgewertet:

Request (Dateiname der angeforderten Datei)
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL, d. h. die Website, von der aus Sie unseren Webauftritt besuchen
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit Ihres Besuchs
die innerhalb unseres Webauftritts besuchten Websites
etwaige Formularinhalte

Weitergehende personenbezogene Daten, wie Name, Wohnadresse, E-Mailadresse, Geburtsdatum oder geschäftsfallbezogene Daten, werden nur erfasst, wenn Sie diese selbst angeben. Auf unserer Website können Sie solche Daten beispielsweise im Kontaktformular oder bei der Anmeldung zu einem Newsletter bekannt geben.

Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten

Von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten werden nur zur Behandlung Ihres Anliegens, im Rahmen der Erfüllung von mit Ihnen geschlossenen Verträgen oder für die technische Administration verwendet.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Sie erhalten daher von uns Werbung oder E-Mail-Newsletter nur auf Basis Ihrer Einwilligung hierzu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft kostenlos widerrufen: in elektronischen Newslettern via angeführtem Link zur Abbestellung, via schriftlicher sowie telefonischer Benachrichtigung an alle angeführten Kontaktdaten.

Umgang mit Kommunikationsdaten

Nehmen die Nutzer mit ifs als Webseitenbetreiber bzw. als Anbieter von Online-Angeboten und Services durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten Verbindung auf, werden die bereitgestellten Informationen gespeichert, damit auf diese zur weiteren Bearbeitung und Beantwortung der eigentlichen Anfrage zurückgegriffen werden kann. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben.

Im Hinblick auf die Archivierung von Geschäftsunterlagen richten wir uns nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Archivierungspflicht umfasst insbesondere folgende Unterlagen:
Geschäftsdokumente wie Bücher, Aufzeichnungen und Buchungsbelege, Inventare,

Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung (Umsatzsteuer) von Bedeutung sind – auch
solche, die auf Rechnungen nur hinweisen.

Aus der Sicht der Gesetzgebers besteht bei den aufgelisteten Unterlagen die Archivierungspflicht nicht nur in Papierform, sondern auch in Form von E-Mails und anderen elektronischen Kommunikationsvarianten. Dies gilt zudem für sämtliche Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Kommunikationskanäle werden seitens ifs soweit mit vertretbaren Aufwand und technischen Hilfsmitteln möglich kategorisiert und auf der Ebene von Geschäftsjahren archiviert. Die soweit automatisiert identifizierbaren geschäftlichen Kommunikationsinformationen werden mindestens bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) und maximal bis zum Ablauf der Produkthaftung (10 Jahre) gespeichert. Generell ist zu beachten, dass die Löschung von archivierten Daten auf der Basis von ganzen Geschäftsjahren basiert, wodurch sich die genaue Aufbewahrungsdauer geringfügig verschieben kann. Bedingt durch Backup- und Archivierungsprozesse können die gespeicherten Daten für einen Zeitraum von weiteren 12 Monaten in unseren Systemen verbleiben.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.

Beschwerden können Sie an die Österreichische Datenschutzbehörde richten.

Protokollierung des E-Mail-Verkehrs

Zur Sicherstellung einer angemessenen Informations- und Systemsicherheit und zur Erkennung von Schadsoftware speichern wir Protokolldaten zum E-Mail-Verkehr. Wenn Sie ein E-Mail an eine unserer Adressen senden, werden die folgenden Daten protokolliert: E-Mail- und IP-Adresse der Empfängerin/des Empfängers und der Senderin/des Senders, Anzahl der Empfängerinnen/Empfänger, Betreff, Datum und Uhrzeit des Eingangs beim Server, Dateibezeichnung allfälliger Anhänge, Größe der Nachricht, Risikoklassifizierung für Spam und Zustellstatus. E-Mails werden in einem ersten Schritt rein automatisiert geprüft. Nur im Fall des Verdachts auf eine Gefahr für die Sicherheit der IT-Systeme werden einzelne E-Mails durch verantwortliche Personen manuell geprüft.

Außerdem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit E-Mails, soweit erforderlich, für die Dauer der gesamten Geschäftsanbahnung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

HubSpot

Diese Website verwendet einen HubSpot-Trackingcode, der Cookies oder ähnliche Technologien verwendet, um Besucher dieser Website zu verfolgen und demographische Informationen über sie zu sammeln. HubSpot verfolgt die Website von ifs und die Seiten, die Sie innerhalb von HubSpot besuchen. Diese Daten werden verwendet, um Nutzern, deren Verhalten darauf hindeutet, dass sie sich für ein bestimmtes Themengebiet interessieren, maßgeschneiderte Inhalte und Werbeaktionen zu liefern. Weitere Informationen über die Datenschutzrichtlinie von HubSpot finden Sie hier.

Cookies

Unsere Website verwendet sogenannte „Cookies“. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an.

Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben.

Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Technische Zugriffsdaten

Besuch von unseren Webseiten und bei der Nutzung von angebotenen Kommunikationsmöglichkeiten und Online-Angeboten.

Seitens ifs werden aufgrund des berechtigten Interesses (Details zu berechtigten Interessen können der DSGVO entnommen werden) Daten über Zugriffe auf unsere Webseiten und andere Online-Angebote erhoben und in Form von Logfiles und Protokollen abgelegt. Die Erhebung von Zugriffen erfolgt aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können.

Dabei werden folgende Informationen erfasst:
Besuchte Website & Services
Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
Menge von übertragenen gesendeten Daten
Transaktionsmetadaten
Interaktionen-Metadaten von Nutzern
Quelle/Verweis bei weitergeleiteten Anfragen und Navigation
Prozess- und Session-relevante Informationen wie Client-ID, User-ID, Browser-ID, Node-ID etc.
Verwendeter Browser
Verwendetes Betriebssystem
Verwendete IP-Adresse

Die Logfiles und Protokolle werden für einen Zeitraum von 6 Monaten aufbewahrt und anschließend gelöscht. Bedingt durch Backup- und Archivierungsprozesse können die Logfiles und Protokolle aber auch für einen Zeitraum von weiteren 12 Monaten in unseren Systemen verbleiben, sodass in Summe eine maximale Aufbewahrungsdauer von 18 Monaten gegeben ist.

Grundsätzlich erfolgt keine Weitergabe von Logfiles und Protokollen an Dritte. Eine Ausnahme davon bildet die gesetzlich verpflichtende Herausgabe von Logfiles und Protokollen auf Anfrage von staatlichen Ermittlungsbehörden. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen bis der Vorfall endgültig geklärt ist. Dabei kann aufgrund von technischen Gegebenheiten keine separate Behandlung von bestimmten Nutzer-Daten garantiert werden, da Logfiles, Protokolle und Backups in der Regel gesamte Systeme umfassen.

Rechte von Nutzern

Die Nutzer von den ifs-Webseiten und anderen Online-Angeboten haben das Recht, auf Antrag eine kostenlose Auskunft über die seitens ifs gespeicherten Daten des antragstellenden Nutzers zu erhalten. Ebenso stehen den Nutzern die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.

Sollten Nutzer annehmen, dass die Verarbeitung von deren Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder das die datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, kann seitens des Nutzers eine Beschwerde bei uns via E-Mail: office@i-f-s.eu oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eingereicht werden.

Löschung von Daten

Sofern Ihr Wunsch nicht mit einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Daten (z. B. Vorratsdatenspeicherung) kollidiert, haben Sie ein Anrecht auf Löschung Ihrer Daten. Von uns gespeicherte Daten werden, sollten sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr vonnöten sein und es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geben, gelöscht. Falls eine Löschung nicht durchgeführt werden kann, da die Daten für zulässige gesetzliche Zwecke erforderlich
sind, erfolgt eine Einschränkung der Datenverarbeitung. In diesem Fall werden die Daten gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Widerspruchsrecht

Nutzer dieser Webseite können von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit widersprechen.

Wenn Sie eine Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen oder Fragen bzgl. der Erhebung, Verarbeitung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder erteilte Einwilligungen widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an folgende E-Mail: office@i-f-s.eu.

Kontaktinformationen

E-Mail: office@i-f-s.eu
Telefonnummer: +43 (1) 919 5707-0

Web-Analyse mit Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA.

Google Analytics verwendet sogenannte „Cookies“. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

IP-Anonymisierung

Wir haben auf dieser Website die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Browser-Plugin

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch den Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Demographische Merkmale bei Google Analytics

Diese Website nutzt die Funktion „demografische Merkmale“ von Google Analytics. Dadurch können Berichte erstellt werden, die Aussagen zu Alter, Geschlecht und Interessen der Seitenbesucher enthalten. Diese Daten stammen aus interessenbezogener Werbung von Google sowie aus Besucherdaten von Drittanbietern. Diese Daten können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Sie können diese Funktion jederzeit über die Anzeigeneinstellungen in Ihrem Google-Konto deaktivieren oder die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics wie im Punkt „Widerspruch gegen Datenerfassung“dargestellt generell untersagen.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

Google reCAPTCHA

Wir nutzen „Google reCAPTCHA“ (im Folgenden „reCAPTCHA“) auf dieser Website. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Mit reCAPTCHA soll überprüft werden, ob die Dateneingabe auf dieser Website (z. B. in einem Kontaktformular) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert reCAPTCHA das Verhalten des Websitebesuchers anhand verschiedener Merkmale. Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Websitebesucher die Website betritt. Zur Analyse wertet reCAPTCHA verschiedene Informationen aus (z. B. IP-Adresse, Verweildauer des Websitebesuchers auf der Website oder vom Nutzer getätigte Mausbewegungen). Die bei der Analyse erfassten Daten werden an Google weitergeleitet.

Die reCAPTCHA-Analysen laufen vollständig im Hintergrund. Websitebesucher werden nicht darauf hingewiesen, dass eine Analyse stattfindet.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor SPAM zu schützen.

Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA entnehmen Sie den Google-Datenschutzbestimmungen und den Google Nutzungsbedingungen unter folgenden Links:

https://policies.google.com/privacy?hl=de und https://policies.google.com/terms?hl=de.